🖇️Leitfaden für den SharePoint-Datenzugriff in Blockbrain
Leitfaden für Blockbrain-Nutzer zur Auswahl zwischen dem delegierten SharePoint-Zugriff (Agent) und der Knowledge-Management-Indizierung (EPL Pipeline)
Bei der Integration von SharePoint mit Blockbrain können Nutzer zwischen zwei Hauptansätzen wählen:
A. Knowledge-Management-Indizierung (EPL Pipeline)
B. Delegierter SharePoint-Zugriff via Agent
Dieser Leitfaden erklärt, wann welche Methode eingesetzt werden sollte, deren Vor- und Nachteile sowie praktische Anwendungsfälle.
Datenvolumen
Klein/Mittel oder selektiv
Groß
Kosten
Höher (bei großen Datenmengen)
Niedriger (selektiver Zugriff)
Antwortqualität
Hoch (Blockbrain steuert Suche/Indizierung)
Eingeschränkt (abhängig von MS Graph API)
Suche/Analyse
Vollständig
Eingeschränkt
Anwendungsfall
Umfassendes KM, selektiv
Selektiv, kostensensitiv, agentisch
Multi-Tool-Workflows
Nein
Ja
Kontrolle der Suche
Blockbrain
SharePoint (Microsoft Graph API)
Entscheidungskriterien
A. Knowledge-Management-Indizierung (EPL Pipeline)
Wann verwenden:
Sie benötigen hochwertige, umfassende Suche und Antworten über ausgewählte SharePoint-Ordner oder -Dateien.
Ihr SharePoint-Datenvolumen ist überschaubar (nicht extrem groß).
Sie möchten bestimmte Dokumente/Ordner für erweiterte Wissensverwaltungsfunktionen indizieren lassen.
So funktioniert es:
Die Plattform löst eine ETL-Pipeline aus, um ausgewählte SharePoint-Daten zu indizieren (nicht den gesamten SharePoint).
Die Daten durchlaufen Blockbrains Pipeline zur Wissensextraktion und Indizierung.
Blockbrain steuert die Such- und Abfrageprozesse auf dem eigenen Index und ermöglicht so eine erweiterte und anpassbare Suche.
Vorteile:
Beste Antwortqualität und Sucherfahrung.
Der vollständige Inhalt indizierter Dateien ist verfügbar.
Ermöglicht erweiterte Analysen und Wissensentdeckung.
Selektive Indizierung: Sie können nur die benötigten Ordner/Dateien auswählen.
Nachteile:
Hohe Kosten bei großen Datenmengen (Gigabyte/Terabyte).
Die Indizierung großer SharePoint-Sites oder vieler Ordner kann zu Kostensteigerungen führen.
Nicht geeignet für sehr große Datenmengen.
B. Delegierter SharePoint-Zugriff via Agent
Wann verwenden:
Ihr SharePoint enthält große Datenmengen (viele GB oder TB).
Sie möchten Kosten begrenzen, indem Sie nur bestimmte Dateien oder Ordner verbinden.
Sie benötigen On-Demand-Zugriff auf ausgewählte SharePoint-Inhalte.
Sie möchten den SharePoint-Zugriff mit anderen agentischen Aktionen kombinieren (z. B. E-Mails verfassen, CRM-Abgleich, Diagramme erstellen).
So funktioniert es:
Der Agent verbindet sich mit SharePoint über delegierten Zugriff.
Sie wählen, welche Dateien/Ordner verbunden werden – keine Indizierung oder Datenextraktion auf unserer Plattform.
Extraktion, Indizierung und Suche werden von SharePoint (Microsoft Graph API) gesteuert, nicht von Blockbrain.
Agentische Tools können SharePoint-Aktionen mit anderen Workflows kombinieren.
Vorteile:
Kosteneffizient für große Datenmengen.
Flexibel – verbinden Sie nur das, was Sie benötigen.
Vermeidet unnötige Indizierungs- und Speicherkosten.
Kann SharePoint-Zugriff mit anderen Tools kombinieren (z. B. E-Mail-Erstellung, CRM-Abfragen, Diagrammerstellung).
Nachteile:
Antwortqualität und Suchfunktionen sind durch die Microsoft Graph API eingeschränkt (nicht durch unsere Plattform). Hinweis: Wir können die durch die API bereitgestellte Suchqualität nicht beeinflussen. Für die meisten Anwendungsfälle ist dies jedoch ausreichend.
Nicht alle Inhalte stehen für KI-gestützte Erkenntnisse zur Verfügung.
Derzeit werden SharePoint-Suchordner nicht unterstützt.
Weitere Informationen zum SharePoint-Zugriff via Agent: SharePoint Agent.
Anwendungsfälle
Anwendungsfall 1: Kleine/mittlere SharePoint-Site
Szenario: Ein Team möchte Projektdokumente durchsuchen und analysieren (wenige GB).
Empfehlung: Verwenden Sie die Knowledge-Management-Indizierung für beste Ergebnisse.
Anwendungsfall 2: Großes Unternehmens-SharePoint
Szenario: Eine Organisation verfügt über mehrere TB archivierter Daten, benötigt jedoch nur Zugriff auf aktuelle Projektdateien.
Empfehlung:
Verwenden Sie Selektive Indizierung, um nur die benötigten Ordner über das Knowledge Management zu indizieren, wenn eine erweiterte Suche erforderlich ist.
Alternativ nutzen Sie den Delegierten SharePoint-Zugriff via Agent für bedarfsgerechten, kosteneffizienten Zugriff.
Anwendungsfall 3: Kostensensitives Projekt
Szenario: Eine Abteilung hat ein knappes Budget und benötigt nur Zugriff auf wenige Dateien für ein kurzfristiges Projekt.
Empfehlung: Verwenden Sie den Delegierten Zugriff, um unnötige Indizierungskosten zu vermeiden.
Anwendungsfall 4: Funktionsübergreifende Tool-Nutzung
Szenario: Ein Nutzer muss eine Datei aus SharePoint lesen, eine E-Mail mit deren Inhalt verfassen und Informationen in einem CRM abgleichen.
Empfehlung: Verwenden Sie den Delegierten SharePoint-Zugriff via Agent, um Multi-Tool-Workflows zu ermöglichen.
Empfehlungen
Für beste Antwortqualität und vollständiges Wissensmanagement:
Verwenden Sie die Knowledge-Management-Indizierung (EPL Pipeline) für kleine bis mittlere Datenmengen, oder indizieren Sie selektiv nur die benötigten Ordner.
Für große Datenmengen, Kostenkontrolle oder agentische Workflows:
Verwenden Sie den Delegierten SharePoint-Zugriff via Agent, um nur das Notwendige zu verbinden und mit anderen Tools zu kombinieren.
Tipp: Bewerten Sie stets Ihr Datenvolumen, Ihre geschäftlichen Anforderungen und Ihre Workflow-Anforderungen, bevor Sie die Integrationsmethode auswählen.
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