Dieser Abschnitt erklärt, wie Sie wichtige Knowledgebot-Funktionen effektiv nutzen können. Erfahren Sie, wie diese Ihnen dabei helfen können, Aufgaben zu vereinfachen, Arbeitsabläufe zu verbessern und
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Agents sind wiederverwendbare, anpassbare Prompt-Shortcuts, die dabei helfen, Aufgaben zu optimieren, Zeit zu sparen und die Produktivität zu steigern. Sie ermöglichen die Automatisierung spezifischer Anfragen und gewährleisten Konsistenz und Effizienz bei den Antworten.
Effizienz – Reduzieren Sie sich wiederholendes Tippen und automatisieren Sie häufig verwendete Prompts.
Konsistenz – Stellen Sie sicher, dass Antworten einem strukturierten und standardisierten Format folgen, besonders in wachsenden Teams.
Anpassbarkeit – Passen Sie Agents an spezifische Arbeitsabläufe und Ihre Bedürfnisse an.
Zusammenarbeit – Teilen Sie Agents innerhalb Ihrer Organisation für einheitliche Antworten.
Schnellere Entscheidungsfindung – Generieren Sie sofort Berichte, Zusammenfassungen und Empfehlungen.
Unsere Plattform bietet zwei elegante Methoden zur Aktivierung spezialisierter KI-Agents, die genau auf Ihre Anforderungen zugeschnitten sind.
Für bereits gesendete Nachrichten können Sie nachträglich einen spezialisierten KI-Agent aktivieren:
Suchen Sie die Agent-Schaltfläche unter der entsprechenden Nachricht
Klicken Sie, um die Auswahl verfügbarer Agents zu öffnen
Wählen Sie den gewünschten Spezialisten für Ihre Anfrage
Der ausgewählte Agent beginnt sofort mit der Analyse und Verarbeitung Ihrer Nachricht
Bevor Sie Ihre Nachricht senden, können Sie einen dedizierten Agent bestimmen:
Nutzen Sie die Agent-Schaltfläche in der Senden-Box
Treffen Sie Ihre Auswahl aus dem Portfolio verfügbarer Spezialisten
Verfassen Sie Ihre Nachricht wie gewohnt
Nach dem Senden wird Ihr ausgewählter Agent die Anfrage direkt verarbeiten
Diese zwei Aktivierungsoptionen gewährleisten maximale Flexibilität und ermöglichen es Ihnen, die Expertise unserer KI-Agents optimal für Ihre spezifischen Anforderungen zu nutzen.
Ihre häufig verwendeten Prompts können zu Agents werden, sodass Sie komplexe Abfragen mit einem einzigen Klick auslösen können. Hier sind einige praktische Möglichkeiten, Agents zu nutzen:
Dokumente zusammenfassen – Laden Sie lange Dokumente hoch und nutzen Sie einen Agent, um prägnante Zusammenfassungen in einem bevorzugten Format zu erstellen.
Berichte erstellen – Sammeln Sie verschiedene Informationen und strukturieren Sie diese in einem gut organisierten Bericht.
Ton & Stil verfeinern – Verbessern Sie die Klarheit des Texts, vereinfachen Sie Texte oder passen Sie den Ton an Ihre Zielgruppe an.
Strategieentwicklung – Analysieren Sie Unternehmensdaten und nutzen Sie einen Agent, um Geschäftserkenntnisse oder Zusammenfassungen zu generieren.
Verkaufs-E-Mails erstellen – Geben Sie Kunden- und Projektdetails ein und lassen Sie einen Agent eine personalisierte Verkaufs-E-Mail generieren.
Workflows ermöglichen es Ihnen, mehrstufige Prompts zu automatisieren und machen komplexe Interaktionen strukturierter und effizienter. Anders als Agents, die als Einzelprompt-Shortcuts fungieren, führen Workflows die KI durch eine Sequenz von Prompts, um eine genauere und verfeinerte Endantwort sicherzustellen.
Warum Workflows nutzen?
Verbesserte Genauigkeit – Die KI liefert präzisere Antworten, wenn sie strukturierte, schrittweise Prompts erhält.
Bessere Kontextbeibehaltung – Jeder Schritt baut auf vorherigen Antworten auf und führt zu einem kohärenteren Endergebnis.
Skalierbarkeit – Automatisieren Sie sich wiederholende, mehrstufige Aufgaben, um Zeit zu sparen und die Effizienz zu steigern.
Wählen Sie Ihren gewünschten Workflow aus der Liste
Klicken Sie auf das Play-Symbol ▶️ rechts neben dem Workflow
Der Workflow wird automatisch ausgeführt
Nach dem Start erscheint eine Prozessvisualisierung in der unteren rechten Ecke Ihres Bildschirms:
Aktueller Schritt: Markiert mit einem Lade-Symbol ⚙️
Abgeschlossene Schritte: In Grün hervorgehoben ✅
Ausstehende Schritte: In neutralem Zustand angezeigt
Diese Visualisierung ermöglicht es Ihnen, den Fortschritt des Workflows in Echtzeit zu verfolgen.
Der Intent Agent verbessert die Genauigkeit bei der Suche in großen Datenbanken, indem er intelligent die relevantesten Dateien anhand der bereitgestellten Wissensdatenbank-Beschreibungen identifiziert. Durch das Verständnis von Ordnerbeschreibungen hilft er der KI, präzisere und relevantere Informationen zurückzugeben, wodurch der Datenabruf schneller und effizienter wird.
Verbesserte Effizienz: Reduziert die Zeit für das Durchsuchen irrelevanter Ordner durch Eingrenzung der Suche auf relevante Bereiche.
Optimierte Arbeitsabläufe: Vereinfacht den Prozess der Ordnersuche, besonders wenn Datenbanken größer und komplexer werden.
Schnellere Ergebnisse: Identifiziert und ruft die relevantesten Informationen schnell ab und spart Zeit.
Ressourcenoptimierung: Schont Rechenressourcen durch Priorisierung der Verarbeitung relevanter Daten.
Wenn der Intent Agent-Schalter in Ihrem rechten Navigationsbereich fehlt, kontaktieren Sie Ihren Knowledge Bot Admin, um diese Funktion zu aktivieren.
Stellen Sie detaillierte Fragen: Geben Sie in Ihren KI-Anfragen oder Prompts genügend Kontext an, damit die KI Ihre Bedürfnisse vollständig versteht.
Beispiel:
Vorher: Wie lange soll ich Kundendaten aufbewahren?
Nachher: Wie lange soll ich Kundendaten aufbewahren, die während Projekt XYZ gesammelt wurden?
Bei Bedarf umformulieren: Wenn die Antwort der KI nicht ideal ist, versuchen Sie Ihre Frage, Ihren Prompt oder Ihre Anfrage umzuformulieren, um die Klarheit zu verbessern und bessere Ergebnisse zu erzielen.
Insights sind kompakte Informationseinheiten, die Sie aus Ihren Dokumenten und Gesprächen extrahieren können. Sie helfen Ihnen, wichtiges Wissen schnell zu finden und zu teilen, ohne ganze Dateien lesen zu müssen. Betrachten Sie sie als intelligente Hervorhebungen, die das Finden benötigter Informationen schneller und einfacher machen.
Es gibt mehrere Möglichkeiten, einen Insight zu erstellen:
KI-Chat als Insight speichern: Klicken Sie auf das 3-Punkte-Symbol im KI-Chat und wählen Sie "Nachricht als Insight speichern"
Manuell Insight hinzufügen: Navigieren Sie zum Insights-Tab, klicken Sie auf "Insights hinzufügen", um Ihren eigenen Insight einzugeben und eine textbasierte Notiz in Ihren eigenen Worten zu erstellen.
Zugriff auf Insights
Sie können auf alle erstellten Insights über alle Knowledge Bots und Datenräume hinweg im Wissensmanagement-Tab unter dem Insights-Bereich zugreifen
Insights durchsuchen
Navigieren Sie zum Wissensmanagement-Tab und klicken Sie auf den Insights-Tab. Es gibt zwei Methoden, um nach Insights zu suchen:
Stichwortsuche – Verwenden Sie spezifische Schlüsselwörter, um relevante Insights zu finden.
Insights KI-Suche – Ein leistungsstarkes Suchwerkzeug, das Benutzern ermöglicht, spezifische Insights basierend auf Kontext zu finden, nicht nur auf Schlüsselwörtern, und die Abrufeffizienz verbessert, indem Benutzer die Anzahl der anzuzeigenden Suchergebnisse festlegen können.
Um die Effektivität von Insights zu maximieren, befolgen Sie diese Best Practices, um Konsistenz, Genauigkeit und einfachen Zugriff für Ihr Team sicherzustellen.
Speichern Sie nur hochwertige, validierte Informationen
Speichern Sie genaue und gut strukturierte Inhalte, die überprüft oder verfeinert wurden.
Vermeiden Sie das Speichern von doppelten, veralteten oder falschen Antworten, um die Zuverlässigkeit zu erhalten.
Überprüfen und aktualisieren Sie Insights regelmäßig, um sicherzustellen, dass die Informationen aktuell bleiben.
Speichern Sie nur klare und fokussierte Threads
Speichern Sie gut strukturierte Threads, die sich auf ein gewünschtes Thema konzentrieren
Vermeiden Sie übermäßig komplizierte Threads, die die KI bei zukünftigen Referenzen verwirren könnten
Verwenden Sie klare, konsistente und beschreibende Titel
Fügen Sie relevante Schlüsselwörter in den Titel ein, um das Suchen schneller und intuitiver zu machen.
Verwenden Sie einheitliche Benennungskonventionen über Teams hinweg, um die Organisation zu verbessern.
Beispiel: Anstelle von "Kundenpräsentation" verwenden Sie "Vertriebsteam: Verkaufs-E-Mail - Follow-up für Unternehmen X".
Halten Sie Antworten prägnant und umsetzbar
Speichern Sie nur die notwendigen Details anstelle von langen, unstrukturierten Inhalten.
Fassen Sie Kernpunkte klar zusammen, um Insights schnell lesbar und anwendbar zu machen.
Wenn Kontext benötigt wird, fügen Sie Links zu unterstützenden Dokumenten hinzu, anstatt lange Erklärungen zu speichern.
Nutzen Sie Insights für Konsistenz über Teams hinweg
Standardisieren Sie Kundenservice-Antworten, Verkaufsskripte, Unternehmensrichtlinien und technische Anleitungen.
Stellen Sie sicher, dass KI-generierte Antworten mit unternehmensgeprüften Botschaften übereinstimmen.
Schulen Sie Teammitglieder regelmäßig in der Nutzung von Insights, um Einheitlichkeit zu bewahren.
Überprüfen und bereinigen Sie Insights regelmäßig
Planen Sie routinemäßige Überprüfungen, um veraltete oder redundante Informationen zu entfernen.
Stellen Sie sicher, dass Insights für sich entwickelnde Geschäftsanforderungen relevant und nützlich bleiben.
Fördern Sie Team-Feedback zu gespeicherten Insights, um die Qualität zu verbessern.
Contribute Knowledge ermöglicht es Ihnen, ein Insight, eine KI-generierte Nachricht oder Konversation in Ihrer Datenbank zu speichern. Im Gegensatz zur Speicherung als Insight wird sie innerhalb einer ausgewählten Datenbank gespeichert, wodurch sie für Teammitglieder zugänglich wird, die Zugriff auf diese Datenbank haben.
Diese Methode ist ideal für kollaboratives Arbeiten, da sie sicherstellt, dass wichtige Erkenntnisse in einer Wissensdatenbank gespeichert und strukturiert werden. Da Datenbanken jedoch einer Aufteilung in Chunks unterzogen werden, werden die Informationen in kleinere Abschnitte unterteilt werden, was die Genauigkeit beeinträchtigen kann.
Klicken Sie einfach auf eine beliebige Nachricht in Ihrer KI-Konversation und wählen Sie dann "Contribute Knowledge". Wählen Sie die Datenbank aus, in der Sie die Konversation speichern möchten. Teammitglieder, die diese Datenbank ausgewählt haben, erhalten automatisch eine Aktualisierung über den neuen Beitrag.
Teammitglieder können über neue Beiträge informiert werden, indem sie auf "Subscribe on Contribution" klicken, um am nächsten Arbeitstag auf dem neuesten Stand zu bleiben.
Um eine skalierbare und effektive Nutzung dieser Funktion zu gewährleisten, befolgen Sie diese bewährten Praktiken, um Konsistenz, Genauigkeit und einfachen Zugriff für Ihr Team sicherzustellen.
Nutzen Sie bearbeitete oder hochwertige Insights
Speichern Sie nur qualitativ hochwertige, wertvolle KI-Antworten, die es wert sind, im Team geteilt zu werden. Dies vermeidet eine Überfrachtung der Datenbank mit einfachen Entwürfen.
Überprüfen Sie die Vollständigkeit des Kontexts
Da Inhalte aufgrund von Chunking in kleinere Abschnitte unterteilt werden können, stellen Sie sicher, dass die gespeicherte Nachricht in sich geschlossen und für sich genommen klar ist und somit ausreichend Kontext für zukünftige Abrufe enthält.
Organisieren Sie Contributions
Überprüfen und bereinigen Sie regelmäßig veraltete oder duplizierte Contributions, um eine optimierte und effiziente Wissensdatenbank zu erhalten.
Nachfolgend finden Sie Beispiele für Anwendungsfälle für Knowledge Contributions, die erläutern, wie diese Funktion effektiv eingesetzt werden kann:
Wissensaustausch im Team – Speichern Sie wichtige KI-generierte Ergebnisse – z. B. strategische Ideen, Zusammenfassungen oder Forschungsergebnisse – damit andere leicht darauf zugreifen und darauf aufbauen können.
Zusammenfassung von Rechtsfällen – Speichern Sie KI-generierte Zusammenfassungen und Analysen umfangreicher Rechtsdokumente in der Datenbank, um es Teammitgliedern zu erleichtern, relevante Fallinformationen nachzuschlagen und gegenzuprüfen.
Projektzusammenarbeit – Speichern Sie wichtige Entscheidungshilfen oder Analysen, die während KI-Chats generiert wurden, in einer gemeinsamen Datenbank, um alle Projektmitarbeiter auf dem gleichen Stand zu halten.
Marketing-Playbook – Tragen Sie KI-generierte Marketingstrategien, Projektrichtlinien und Markenbotschaften in die Datenbank ein, um eine konsistente Umsetzung und Ausrichtung im gesamten Team zu gewährleisten.
Es gibt zwei Möglichkeiten, eine KI-generierte Nachricht in Blockbrain zu speichern, die je nach Ihren Bedürfnissen unterschiedliche Vorteile bieten:
Am besten für persönliche Referenz & selektives Teilen
Am besten für Teamwork
Speichert KI-Nachrichten als Insight, die wie persönliche Notizen funktionieren
Speichert KI-Nachrichten in Datenbanken, die in Chunks aufgeteilt und für das Team zugänglich sind
Dateien sind über den Bereich "Insight" auf der Seite "Knowledge Management" zugänglich
Dateien können aus dem Datenbankbereich innerhalb des "Knowledge" Bereichs der "Knowledge Management"-Seite abgerufen werden
Wird verwendet, wenn Sie KI-generierte Antworten in ihrer ursprünglichen Form speichern möchten, entweder zur persönlichen Referenz oder zum späteren Teilen, ohne sie in einer Datenbank zu strukturieren. Ideal zum Aufbewahren schneller Notizen, Ideen oder KI-generierter Antworten, ohne teamweite Datenbanken zu beeinflussen.
Wird verwendet, wenn Sie möchten, dass KI-generierte Erkenntnisse für das gesamte Team zugänglich und systematisch in einer Datenbank gespeichert werden, sodass die KI im breiteren Kontext der Wissensbasis, mit der Sie arbeiten, beitragen kann
Wie unterscheiden sich Agents von Workflows?
Agents verarbeiten einmalige Prompts, während Workflows mehrstufige Prozesse für strukturiertere Interaktionen automatisieren.
Kann ich meine Agents mit meinem Team teilen?
Ja, Sie können Agents mit Ihrem Team teilen, wenn sie Zugriff auf denselben Knowledge Bot haben.
Warum kann ich keine Agents sehen?
Möglicherweise ist dies in Ihrem Knowledge Bot nicht aktiviert. Bitten Sie einfach Ihren Administrator, die Agents Ihrer Organisation in den Knowledge Bot-Einstellungen zu aktivieren.
Ist der Intent Agent anders als Agents?
Ja, Intent Agents und Agents sind erweiterte Funktionen mit unterschiedlichen Aufgaben. Während Agents anpassbare Prompt-Shortcuts zur Automatisierung von Aufgaben sind, verbessern Intent Agents die Chat-Genauigkeit durch spezialisierte Methoden. Sie arbeiten unabhängig von regulären Agents und dienen unterschiedlichen Zwecken bei der Verfeinerung von KI-Interaktionen.
Kann ich Workflows mit meinem Team teilen?
Jeder mit Zugriff auf den Knowledge Bot kann auch auf die darin erstellten Workflows zugreifen.
Warum liefert mein Workflow keine genauen Ergebnisse?
Stellen Sie sicher, dass jeder Schritt spezifisch und klar ist, vermeiden Sie übermäßig komplexe Prompts in einem einzelnen Schritt und testen Sie verschiedene Schrittsequenzen zur Optimierung der Ergebnisse.
Wie entscheidet der Intent Agent, welche Ordner am relevantesten sind?
Der Intent Agent analysiert benutzerdefinierte Ordnerbeschreibungen, um Ordner zu identifizieren und zu priorisieren, die wahrscheinlich relevante Informationen enthalten, bevor er die Inhalte verarbeitet.
Wann ist es am besten, die Intent Agent-Funktion zu nutzen?
Die Funktion ist am nützlichsten bei Datenbanken mit mehreren Ordnern mit unterschiedlichen Themenbereichen, da sie eine effiziente Priorisierung und Abruf relevanter Informationen ermöglicht.
Gibt es eine Mindestanzahl von Dateien oder Ordnern, damit der Intent Agent effektiv ist?
Es gibt keine strikte Mindestanzahl von Dateien oder Ordnern für die Nutzung des Intent Agents. Die Funktion ist jedoch am nützlichsten bei Datenbanken mit mehreren Ordnern mit unterschiedlichen Themenbereichen, da sie eine effiziente Priorisierung und Abruf relevanter Informationen ermöglicht.
Was passiert, wenn ich keine Ordnerbeschreibungen bereitstelle? Funktioniert der Intent Agent trotzdem?
Ohne Ordnerbeschreibungen funktioniert der Intent Agent möglicherweise nicht optimal, da diese Beschreibungen für die Relevanzbeurteilung wesentlich sind.
Warum sollte ich Insights nutzen?
Insights helfen Ihnen, nützliche KI-Antworten schnell zu speichern, zu organisieren und abzurufen, ohne den Kontext zu verlieren. Sie sind hervorragend für persönliche Referenzen, Zusammenarbeit und das Teilen spezifischer Nachrichten mit anderen.
Wie unterscheiden sich Insights von Datenbanken?
Anders als Datenbanken, die große Mengen strukturierter Daten speichern, die in Chunks unterteilt werden, werden Insights im vollständigen Kontext gespeichert und bewahren das ursprüngliche Nachrichtenformat.
Wie sollte ich meine Insights benennen?
Verwenden Sie einheitliche und beschreibende Titel, die relevante Schlüsselwörter für einfaches Suchen enthalten. Klare Titel helfen Ihnen, Insights bei Bedarf schnell zu finden.
