Intent Agent vorbereiten
Der Intent Agent ist eine Funktion, die Benutzer aktivieren können, um die Effizienz der KI zu steigern. Durch die Bereitstellung von Beschreibungen für Ordner ermöglicht der Intent Agent der KI, die Datenbank zu durchsuchen und zu bewerten, welche Informationen für die Nutzer am relevantesten sind. Die KI verwendet diese Ordnerbeschreibungen, um die Ordner zu identifizieren und zu priorisieren, die am ehesten relevante Informationen enthalten.
Diese Funktion verwandelt Datenbanken von einfachen Dateispeichern in strukturierte Ressourcen, die für einen schnellen und genauen Datenabruf optimiert sind.
So funktioniert es
Ordnerbeschreibungen: Die Benutzer geben kurze Beschreibungen für jeden hochgeladenen Ordner ein, damit die KI den Inhalt des Ordners besser verstehen kann.
Intelligentes Scannen: Die KI analysiert zunächst diese Ordnerbeschreibungen, bevor sie große Datenmengen verarbeitet.
Bewertung der Relevanz: Die KI erkennt, welche Ordner am ehesten relevante Informationen enthalten.
Gezielte Suche: Die KI konzentriert sich auf die Untersuchung von Dateien in den vielversprechendsten Ordnern.
Allgemeine Best Practices
Vermeiden Sie komplexe und große Ordner:
Organisieren Sie Dateien in klar definierten Unterordnern, die sich auf bestimmte Themen oder Kategorien beziehen.
Beispiel: Teilen Sie einen großen Abteilungsordner in kleinere Unterordner auf, z. B. in projektspezifische Unterordner für die gesamte Vertriebsabteilung.
Begrenzen Sie die Ordnertiefe:
Halten Sie die Ordnerstrukturen flach, mit maximal vier Ebenen.
Beispiel:
Hauptordner → 1. Unterordner
Unterordner 1 → 2. Unterordner
Unterordner #2 → 3. Unterordner
Unterordner #3 → 4. Unterordner
Pflegen Sie eine saubere Datenbank:
Entfernen Sie regelmäßig Duplikate, ungenutzte Dokumente und andere unnötige Dateien, um die Datenbank übersichtlich und effizient zu halten.
Konsistente Beschriftung:
Erstellen Sie eine standardisierte Namenskonvention für Dateien, einschließlich relevanter Schlüsselwörter und Daten, falls zutreffend.
Sicherstellen, dass die Dateien vollständige Informationen enthalten:
Stellen Sie sicher, dass alle Dokumente die notwendigen Details enthalten, um potenzielle Abfragen zu beantworten.
Beispiel A: Kennzeichnen Sie die Dokumentvorlagen des Unternehmens eindeutig und fügen Sie das Wort "Vorlage" in den Dateinamen ein.
Beispiel B: Geben Sie in den Dokumenten die Zuständigkeiten und den Aufgabenbereich der einzelnen Teams oder Abteilungen an, damit die KI die Benutzer zu den richtigen Ressourcen führen kann.
Verbinden Sie relevante Datenbanken:
Verknüpfen Sie verwandte Datenbanken mit Ihrem Datenraum, um konsistente und genaue Antworten zu erhalten.
Fangen Sie klein an:
Konzentrieren Sie sich zunächst auf die Erstellung von Ordnerbeschreibungen für komplexe Ordner, wobei Sie dennoch versuchen sollten, alle Ordner übersichtlich und beschreibend zu gestalten.
Verwalten Sie die Datenbankgröße angemessen:
Sie können bis zu 1.000 Ordner mit Beschreibungen erstellen, ohne dass die Genauigkeit darunter leidet. Es ist jedoch ratsam, die Ordnerstruktur schrittweise zu erweitern, um eine gut organisierte Datenbank zu erhalten.
Tipps zur Erstellung von Ordnerbeschreibungen
Geben Sie den Kontext an:
Beschreiben Sie den Inhalt des Ordners klar und deutlich und erklären Sie, wie die Informationen verwendet werden können.
Beschreibungen prägnant halten:
Beschränken Sie Ihre Beschreibungen auf 500-800 Zeichen, um die Übersichtlichkeit und Lesbarkeit zu gewährleisten.
Verwenden Sie Schlüsselwörter:
Fügen Sie Wörter ein, die üblicherweise mit dem Inhalt des Ordners in Verbindung gebracht werden. Diese Schlüsselwörter verbessern die Suchgenauigkeit und die Kategorisierung.
Seien Sie direkt:
Vermeiden Sie unnötige Einleitungen und konzentrieren Sie sich auf die wesentlichen Details des Ordnerinhalts.
Beispiel:
Vorher: Der Ordner ‚{{Ordnername}}‘ enthält wichtige Dateien.
Nachher: Dieser Ordner enthält Dateien mit Bezug zu XYZ.
Gliederung einer "guten" Ordnerbeschreibung
Nachfolgend finden Sie ein Beispiel für eine Ordnerbeschreibung mit drei Hauptbestandteilen: (a) Kurzbeschreibung, (b) Details zum Ordnerinhalt und (c) Schlüsselwörter.
Beispielfall: Beschreibung eines Ordners mit Verwaltungsformularen
Beschreibung des Ordners: Dieser Ordner enthält wichtige Verwaltungs- und Betriebsformulare und -dokumente für "Unternehmen A", darunter Formulare für die Aufnahme von Mitarbeitern, Präferenzberechnungen und Qualitätsmanagementverfahren. Dieser Ordner besteht aus Verwaltungs- und Betriebsformularen, die zur Unterstützung verschiedener Aspekte des Unternehmensbetriebs, der Einhaltung von Vorschriften und der Mitarbeiterverwaltung verwendet werden."
Ordnerbeschreibung Aufschlüsselung:
Kurze Beschreibung
„Enthält wichtige administrative und operative Formulare und Dokumente für ‚COMPANY A‘...“
Inhaltsdetails
„...einschließlich Formulare für die Aufnahme von Mitarbeitern, Präferenzberechnungen und Qualitätsmanagementverfahren...“
Schlüsselwörter
„...Diese Mappe besteht aus administrativen und operativen Formularen, die zur Unterstützung verschiedener Aspekte des Unternehmensbetriebs, der Einhaltung von Vorschriften und der Mitarbeiterverwaltung verwendet werden.“
So verbessern Sie Ihre Ordnerbeschreibungen
Fall 1: Zu lang. Redundante Beschreibungen können die Effizienz beeinträchtigen.
Beschreibt einen Ordner mit Verwaltungsformularen.
Dieser Ordner enthält eine Vielzahl von Formularen und Dokumenten, die für verschiedene administrative, operative und Compliance-Zwecke verwendet werden. Hier ist eine detaillierte Zusammenfassung des Inhalts:
TR48-02: Dieses Formular wird für die Dokumentation von Firmeneigentum verwendet, das vorübergehend an Mitarbeiter übergeben wird. Es enthält Felder für Artikelangaben, Seriennummern, Abteilungen und Unterschriften sowohl für die Ausgabe als auch für die Rückgabe.
TR48-03: Bei diesem Formular handelt es sich um einen Einarbeitungsplan für neue Mitarbeiter. Er beschreibt die notwendigen Schulungen und Einführungen, einschließlich Sicherheitsunterweisungen, Abteilungsführungen und spezielle arbeitsplatzbezogene Schulungen.
TR48-05: Dieses Dokument umreißt die Bedingungen der Geheimhaltungsvereinbarung zwischen den Parteien, einschließlich der Rückgabe oder Vernichtung vertraulicher Dokumente, der Rechte an Entwicklungen und der geltenden Gesetze.
TR48-10: Dieses Formular wird für Lieferanteninformationen verwendet, insbesondere in Bezug auf Umweltmanagementsysteme und die Einhaltung der verschiedenen Umweltvorschriften.
Enthält wichtige administrative und betriebliche Formulare und Dokumente für „Unternehmen A“, darunter Formulare für die Aufnahme von Mitarbeitern, die Verwaltung von Eigentum, Vertraulichkeitsvereinbarungen, Lieferanteninformationen, Zugangsrechte und Geräteanfragen, Präferenzberechnungen und Qualitätsmanagementverfahren.
Diese Dokumente unterstützen wichtige Aspekte der Unternehmenstätigkeit, gewährleisten die Einhaltung von Vorschriften und erleichtern eine effektive Mitarbeiterverwaltung.
Fall 2: Zu kurz. Beschreibungen, die nicht genug Kontext bieten.
Beschreibung einer Mappe, die alle Details zu einem Praktikums- und Traineeprogramm im Unternehmen enthält
Mappe für Auszubildende
Enthält wichtige Dokumente zu den Ausbildungs- und Trainingsprogrammen des Unternehmens.
Diese Mappe enthält Informationen über Ausbildungsplätze, Kontaktdaten der Ausbilder und Richtlinien für Auszubildende. Themen sind u. a. Arbeitszeitregelungen, Urlaubsansprüche, Prüfungsrichtlinien und Anforderungen an den Ausbildungsbericht sowie Informationen über zusätzliche Ausbildungsmöglichkeiten.
Er dient als wichtiges Hilfsmittel sowohl für die Auszubildenden als auch für die Ausbilder von 'Unternehmen A' und unterstützt eine effektive Programmverwaltung und -entwicklung.
Fall 3: Inkonsistente Schlüsselwörter. Verwenden Sie Wörter, die in den Dokumenten häufig verwendet werden und die im Unternehmen allgemein bekannt sind.
Beschreibung einer Mappe über die Ausrüstungen und Werkzeuge eines Verkaufsteams.
Enthält Dokumente mit Informationen über die vom Verkaufsteam verwendeten Artikel
Enthält wichtige Dokumente für das Verkaufsteam von „Unternehmen A“ (TeamB2B), darunter:
Eine Ausrüstungsliste für den Pilotkoffer des Verkaufsteams (Sales Kit).
Eine Übersicht über die Produkt-Musterkoffer (Sales Equipment Inventory).
Diese Dokumente beschreiben die Ausrüstung, Werkzeuge und Materialien, die für Außendienstaktivitäten, Produktdemonstrationen und Kundenpräsentationen verwendet werden, und unterstützen die operative Effizienz und Effektivität des Teams.
FAQs
Wie entscheidet der Intent Agent, welche Ordner am relevantesten sind?
Der Intent Agent analysiert die vom Benutzer zur Verfügung gestellten Ordnerbeschreibungen, um Ordner zu identifizieren und zu priorisieren, die wahrscheinlich relevante Informationen enthalten, bevor der Inhalt verarbeitet wird.
Wann ist die Verwendung der Intent Agent-Funktion am sinnvollsten?
Die Funktion ist am nützlichsten, wenn sie auf Datenbanken angewendet wird, die mehrere Ordner mit unterschiedlichen Themenbereichen enthalten, so dass sie effizient Prioritäten setzen und relevante Informationen abrufen kann.
Gibt es eine Mindestanzahl von Dateien oder Ordnern, die der Intent Agent enthalten muss, damit er wirksam ist?
Es gibt keine Mindestanzahl von Dateien oder Ordnern, die für die Verwendung des Intent Agent erforderlich sind. Die Funktion ist jedoch am nützlichsten, wenn sie auf Datenbanken angewendet wird, die mehrere Ordner mit unterschiedlichen Themenbereichen enthalten, so dass sie effizient Prioritäten setzen und relevante Informationen abrufen kann.
Was passiert, wenn ich keine Ordnerbeschreibungen bereitstelle? Wird der Intent Agent trotzdem funktionieren?
Ohne Ordnerbeschreibungen funktioniert der Intent Agent möglicherweise nicht optimal, da diese Beschreibungen für die Relevanzbewertung unerlässlich sind.
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