Outlook Agent

Verbinden Sie den Outlook Agent, um E‑Mails, Kalender und Aufgaben direkt über den KI‑Assistenten von Blockbrain zu verwalten.

Was können Sie tun?

Sobald der Outlook Agent verbunden ist, können Sie:

• E‑Mails senden: E‑Mails mit KI‑Unterstützung verfassen und versenden

• Nachrichten lesen: E‑Mails in Ihrem Posteingang finden und analysieren

• Kalender verwalten: Termine prüfen und Meetings erstellen

• Aufgaben bearbeiten: To‑dos erstellen und nachverfolgen

• Kontakte nutzen: Personen in Ihrer Organisation finden

Schnellstart

Schritt 1: Outlook Agent auswählen

1. Öffnen Sie einen beliebigen Blockbrain‑Chat und klicken Sie im Dropdown auf KI Modelle Auswahl

2. Klicken Sie auf „Detaillierte Liste der KI-Modelle anzeigen“

3. Suchen Sie „Outlook Agent“ und klicken Sie darauf

4. Suchen Sie in der Status‑Spalte nach „Konfigurieren“

Schritt 2: Mit Outlook verbinden

1. Klicken Sie auf „Konfigurieren“.

2. Klicken Sie auf den Button „Verbinden“.

3. Melden Sie sich bei Aufforderung mit Ihrem Microsoft‑365‑Konto an.

4. Klicken Sie auf „Akzeptieren“, um Blockbrain Zugriff auf Ihre Outlook‑Daten zu geben.

Schritt 3: Outlook verwenden

Jetzt sind Sie startklar – Sie können Blockbrain nun bitten, Ihnen bei E‑Mails und Kalender zu helfen.

Was Sie fragen können

E‑Mail‑Verwaltung

"Sende eine E-Mail an John wegen des morgigen Meetings"
"Finde E-Mails von Sarah zum Budget"
"Welche wichtigen E-Mails habe ich heute erhalten?"
"Entwirf eine Follow-up-E-Mail für das Kundengespräch"

Kalender‑Aufgaben

"Was steht heute in meinem Kalender?"
"Plane ein Meeting mit dem Team für Freitag"
"Wann ist mein nächster freier 30-minütiger Slot?"
"Erstelle einen Kalendereintrag für das Projekt-Review"

Aufgabenmanagement

"Füge 'Budget prüfen' zu meiner Aufgabenliste hinzu"
"Welche Aufgaben sind diese Woche fällig?"
"Markiere die Präsentationsaufgabe als erledigt"
"Erstelle eine Aufgabe, um beim Lieferanten nachzufassen"

Kontakte finden

"Finde die Kontaktdaten von Maria aus dem Marketing"
"Wer arbeitet in der Finanzabteilung?"
"Gib mir die E-Mail-Adresse von John"

Wie es funktioniert

Ihr Konto = Blockbrains Zugriff

• Blockbrain verwendet Ihre Outlook‑Berechtigungen.

• Sie greifen nur auf E‑Mails und Kalender zu, die Sie auch normalerweise sehen.

• Versandte E‑Mails erscheinen so, als hätten Sie sie selbst direkt gesendet.

Intelligente Unterstützung

• Die KI hilft beim Formulieren professioneller E‑Mails.

• Sie schlägt Meeting‑Zeiten basierend auf Ihrer Verfügbarkeit vor.

• Sie organisiert Aufgaben nach Priorität und Fälligkeit.

Beispielkonversationen

E‑Mail senden

Sie: „Sende eine E‑Mail an das Marketing‑Team über den Kampagnenstart nächste Woche“

Blockbrain: „Ich helfe Ihnen beim Verfassen dieser E‑Mail. Mein Vorschlag:

Betreff: Kampagnenstart – Vorbereitung für nächste Woche

Text: Hallo Marketing‑Team,

ich wollte mich bezüglich unseres Kampagnenstarts in der nächsten Woche melden. Können wir bitte sicherstellen, dass alle Materialien finalisiert sind und den Zeitplan noch einmal gemeinsam überprüfen?

Gebt mir gern Bescheid, wenn ihr Unterstützung benötigt oder Fragen habt.

Viele Grüße

Möchten Sie, dass ich diese E‑Mail sende, oder möchten Sie noch etwas ändern?“

Kalender prüfen

Sie: „Welche Meetings habe ich morgen?“

Blockbrain: „Hier ist Ihr Kalender für morgen (Donnerstag, 24. Oktober):

• 9:00 Uhr – Team‑Standup (30 Min) – Konferenzraum A • 11:00 Uhr – Kundenpräsentation (1 Stunde) – Online • 14:00 Uhr – Budget‑Review (45 Min) – Finanzbüro • 16:00 Uhr – Projektplanung (1 Stunde) – Konferenzraum B

Sie haben von 12:00–14:00 Uhr einen freien Zeitraum für Mittagessen und Vorbereitung.“

Tipps für bessere Ergebnisse

E‑Mail‑Tipps

• Empfänger klar benennen: „Sende an John Smith“ oder „E‑Mail an das Finance‑Team“

• Thema konkret machen: „E‑Mail zum Quartalsbericht“

• Ton angeben: „Sende eine formelle E‑Mail“ oder „Entwirf eine freundliche Nachricht“

Kalender‑Tipps

• Zeitraum angeben: „Plane etwas für nächste Woche“ oder „Finde eine Zeit morgen“

• Dauer spezifizieren: „30‑minütiges Meeting“ oder „2‑stündiger Workshop“

• Teilnehmende erwähnen: „Meeting mit Sarah und Tom“

Aufgaben‑Tipps

• Konkret sein: „Aufgabe hinzufügen: Vertrag bis Freitag prüfen“

• Prioritäten setzen: „Erstelle eine hochpriorisierte Aufgabe für das Kunden‑Follow‑up“

• Fristen angeben: „Aufgabe fällig nächsten Dienstag“

Sicherheit und Datenschutz

Was Blockbrain tun kann:

• Ihre E‑Mails und Kalendereinträge lesen

• E‑Mails in Ihrem Namen versenden

• Kalendereinträge erstellen und bearbeiten

• Ihre Aufgaben und To‑do‑Listen verwalten

• Auf Ihr Kontaktverzeichnis zugreifen

Was Blockbrain nicht tun kann:

• Auf private E‑Mails anderer Personen zugreifen

• Ihre E‑Mails oder Termine dauerhaft löschen

• Ihre Outlook‑Einstellungen oder Passwörter ändern

• Ihre Daten mit unautorisierten Dritten teilen

Sicherheitsfunktionen:

• Versandte E‑Mails zeigen Ihren Namen als Absender.

• Kalendereinladungen werden von Ihrem Konto verschickt.

• Sie können den Zugriff jederzeit in den Einstellungen des Outlook Agents widerrufen.

Häufige Anwendungsfälle

E‑Mail‑Produktivität

• Intelligentes Verfassen: KI hilft beim Schreiben professioneller E‑Mails.

• E‑Mail‑Suche: Bestimmte Nachrichten schnell finden.

• Follow‑up‑Erinnerungen: Wichtige Konversationen nachverfolgen.

• Antwortvorschläge: Unterstützung bei komplexen Antworten.

Kalenderverwaltung

• Meeting‑Planung: Optimale Meeting‑Zeiten finden.

• Verfügbarkeitsprüfung: Sehen, wann Sie frei sind.

• Event‑Erstellung: Meetings mit allen relevanten Details anlegen.

• Termin‑Analyse: Verstehen, wie Ihre Zeit verteilt ist.

Aufgabenorganisation

• Action Items: E‑Mails in konkrete Aufgaben umwandeln.

• Prioritätenmanagement: Aufgaben nach Wichtigkeit ordnen.

• Fristenüberwachung: Fälligkeiten im Blick behalten.

• Status‑Updates: Fortschritt bei Aufgaben nachverfolgen.

Troubleshooting

„E‑Mail kann nicht gesendet werden“

• Prüfen Sie, ob Sie E‑Mails von Ihrem Konto senden dürfen.

• Überprüfen Sie Ihre Internetverbindung.

• Versuchen Sie, den Outlook Agent erneut zu verbinden.

„Kalendereinträge werden nicht angezeigt“

• Aktualisieren Sie die Verbindung, indem Sie erneut auf Configure klicken.

• Prüfen Sie, ob Sie in Outlook Kalenderzugriff haben.

• Stellen Sie sicher, dass Sie mit dem richtigen Microsoft‑Konto angemeldet sind.

„Aufgaben werden nicht synchronisiert“

• Stellen Sie sicher, dass Microsoft To Do bzw. Aufgaben aktiviert sind.

• Prüfen Sie, ob Ihre Microsoft‑365‑Lizenz Aufgabenfunktionen enthält.

• Versuchen Sie testweise, direkt in Outlook eine Aufgabe zu erstellen.

„Kontaktsuche funktioniert nicht“

• Prüfen Sie, ob Sie Zugriff auf das Adressbuch Ihrer Organisation haben.

• Stellen Sie sicher, dass die gesuchte Person in Ihren Kontakten existiert.

• Versuchen Sie verschiedene Schreibweisen des Namens.

Erweiterte Funktionen

E‑Mail‑Intelligenz

• Sentiment‑Analyse: Tonalität eingehender E‑Mails erkennen.

• Prioritätserkennung: Dringende Nachrichten automatisch identifizieren.

• Inhaltsextraktion: Wichtige Informationen aus langen E‑Mail‑Threads herausziehen.

Smart Scheduling

• Konfliktvermeidung: Doppelbuchungen von Meetings verhindern.

• Reisezeit: Zeit für Ortswechsel zwischen Meetings berücksichtigen.

• Wiederkehrende Termine: Serientermine effizient einrichten.

Aufgabenautomatisierung

• E‑Mail‑zu‑Aufgabe: E‑Mails in umsetzbare Aufgaben umwandeln.

• Deadline‑Erinnerungen: An bevorstehende Fälligkeiten erinnern.

• Fortschrittsverfolgung: Erledigungsstand über Projekte hinweg überwachen.

Nächste Schritte

Möchten Sie auch auf Ihre Dateien zugreifen? Probieren Sie den SharePoint Agent aus, um Ihre Dokumente und SharePoint‑Sites mit Blockbrain zu verbinden.